Empresas

Regime de caixa: O que é, como funciona e quais as vantagens

O regime de caixa registra receitas e despesas somente quando há pagamento ou recebimento. Entenda como funciona, suas vantagens e quando utilizá-lo.

Por Equipe Empiricus

14 jul 2025, 16:00

Imagem representando o regime de caixa, que registra receitas e despesas somente quando há pagamento ou recebimento

Entender os métodos contábeis utilizados por empresas e instituições é fundamental para interpretar corretamente seus resultados financeiros. Um dos modelos mais utilizados por pequenos negócios, especialmente por sua simplicidade, é o regime de caixa.

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é um método contábil que reconhece receitas e despesas no momento em que o dinheiro efetivamente entra ou sai do caixa da empresa.

Ou seja, nesse regime, a contabilização só acontece quando há o pagamento ou recebimento real do valor — independentemente de quando a venda foi realizada ou o serviço foi prestado.

Essa metodologia é amplamente utilizada por micro e pequenas empresas, inclusive pelo MEI (Microempreendedor Individual), por facilitar o controle financeiro e oferecer uma visão clara do fluxo de caixa.

Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

A principal diferença entre os dois regimes está no momento em que as receitas e despesas são registradas.

Regime de caixa

  • Reconhece receitas quando o dinheiro entra no caixa;
  • Reconhece despesas quando o dinheiro sai do caixa;
  • Indicado para empresas que precisam de controle direto do fluxo financeiro.

Regime de competência

  • Reconhece receitas no momento em que são geradas, mesmo que o pagamento ainda não tenha ocorrido;
  • Reconhece despesas no momento em que são incorridas, ainda que não tenham sido pagas;
  • Fornece uma visão mais fiel da real situação econômica da empresa, independentemente da movimentação de caixa.

Por exemplo, imagine que uma empresa venda um serviço em setembro, mas receba o pagamento apenas em outubro:

  • No regime de competência, a receita será registrada em setembro;
  • No regime de caixa, a receita será registrada em outubro, quando o valor cair na conta.

Essa distinção pode impactar diretamente a análise de desempenho da empresa e a tomada de decisões.

Vantagens do regime de caixa

O regime de caixa oferece diversos benefícios, especialmente para negócios que ainda estão estruturando seus controles financeiros ou que operam com baixa complexidade contábil.

  • Visão real do fluxo financeiro: ao registrar apenas o que foi efetivamente pago ou recebido, o regime de caixa fornece uma visão clara da liquidez da empresa. Isso ajuda na tomada de decisões do dia a dia, como pagamentos, investimentos e reposição de estoque.
  • Facilidade de controle: por sua simplicidade, o regime de caixa é ideal para pequenos empreendedores e autônomos. Ele evita a necessidade de acompanhamento de contas a pagar e a receber que ainda não foram liquidadas, facilitando o acompanhamento das finanças.
  • Menor complexidade contábil: esse regime dispensa a aplicação de critérios contábeis mais avançados — como apropriação de receitas e provisões —, tornando a gestão financeira mais acessível a quem não tem formação técnica na área.
  • Benefícios fiscais em alguns casos: em determinadas situações, adotar o regime de caixa pode resultar em pagamento menor de impostos, principalmente para empresas optantes do Lucro Presumido. Isso acontece porque os tributos incidem apenas sobre as receitas efetivamente recebidas, e não sobre valores a receber.

É importante destacar que, no regime de caixa, o demonstrativo financeiro mais importante passa a ser o fluxo de caixa, e não a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

O fluxo de caixa evidencia com clareza o saldo disponível para cobrir obrigações, realizar novos investimentos ou manter a operação. Por isso, empresas que utilizam o regime de caixa devem manter uma rotina rigorosa de controle diário das entradas e saídas.

O que é o regime de caixa?

É um método contábil em que receitas e despesas são registradas somente quando o dinheiro entra ou sai do caixa da empresa.

Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

No regime de caixa, só se registra o valor após o pagamento. No regime de competência, o registro é feito no momento em que a receita ou despesa ocorre, mesmo que não tenha sido paga ou recebida.

Qual regime é mais usado por pequenas empresas?

O regime de caixa é mais comum entre micro e pequenas empresas por sua simplicidade e facilidade de controle.

O regime de caixa impacta a apuração de impostos?

Sim. Dependendo do regime tributário, os impostos podem ser calculados com base nas receitas recebidas, o que pode gerar economia fiscal.

Posso mudar de regime contábil depois de abrir a empresa?

Sim, mas é necessário avaliar com o contador a viabilidade e o impacto da mudança, pois há regras fiscais e contábeis específicas para cada regime.

Sobre o autor

Equipe Empiricus

A maior equipe de análise de investimentos do Brasil, 100% dedicada a te ajudar a encontrar as melhores oportunidades de investimento.